1. Ότι τουλάχιστον οι απόψεις μου για το θέμα θα ακουστούν
2. Για να σιγουρευτώ ότι ο κανονισμός θα τεκμηρειωθεί.
Για την ιστορία, στην συζήτηση συμμετείχαν οι εξής:
Α. Χριστοδούλου
Σ. Ζαχαριάς
Ν. Μητσάκης
Κ. Αδαμόπουλος
Έτσι αμέσως μετά την λήξη της συζήτησης τα έβαλα όλα σε ένα χαρτί το οποίο πλέον είναι διαθέσιμο για download:
http://www.selas.org/index.php?option=c ... 30&lang=el
Επιπλέον, δημοσιεύω τον κανονισμό εδώ για τυχόν τελευταίες προτάσεις - παρατηρήσεις μιας και 1) τώρα που τελειώνουμε την ανακαίνιση των γραφείων θα προχωρήσουμε στην εφαρμογή του και 2) γιατί γνωρίζω ότι η αρμόδια επιτροπή της ΣΟΕ έχει ξεκινήσει να δουλεύει σε κάτι σχετικό, οπότε να μην ξανα-ανακαλύπτουν τον τροχό... (βεβαιώς μπορεί να φανεί χρήσιμο και σε άλλους συλλόγους)
Ανδρέα (Θεοδωρόπουλε),
Μπορείς (εννοείτε) ελεύθερα να χρησιμοποιήσεις το παρόν υλικό σαν βάση για μια πρόταση για το σπηλαιολογικό αρχείο της ΣΟΕ.
Λοιπόν, έχουμε και λέμε:
Κανονισμός Σπηλαιολογικού Αρχείου ΣΕΛΑΣ
Ορισμός
Το Σπηλαιολογικό αρχείο του ΣΕΛΑΣ αποτελείται από πληροφορίες για σπήλαια τα οποία έχει εξερευνήσει, έχει επισκεφθεί ή γνωρίζει για αυτά μέσα από έγκυρες δημοσιεύσεις ο σύλλογος και τα μέλη του. Τα σπήλαια αυτά αποτελούν μοναδικές εγγραφές εντός του αρχείου οι οποίες χαρακτηρίζονται από έναν επίσης μοναδικό επταψήφιο (7) αριθμό. Ο αριθμός αυτός ονομάζεται Αριθμός Μητρώου Σπηλαίου ή για συντομία ΑΜΣ.
Το ΑΜΣ
Το ΑΜΣ έχει συγκεκριμένη μορφή και σύνθεση:
1. Τα πρώτα τέσσερα ψηφία υποδηλώνουν τον Νομό και τον δήμο ή κοινότητα στην οποία ευρίσκεται το σπήλαιο. Ο τετραψήφιος αυτός αριθμός προκύπτει από τον σχετικό πίνακα του Υπουργείου εσωτερικών (πιν......) ο οποίος παρατίθεται στο Παράρτημα Α στο τέλος του παρόντος. Κάθε αλλαγή στον πίνακα αυτόν πρέπει να καταγράφεται σε ειδικό αρχειό και να εκδίδεται νέα έκδοση του Πίνακα Νομών και Δήμων/Κοινοτήτων του Σπηλαιολογικού Αρχείου του ΣΕΛΑΣ ή Πίνακα «ΠΝ-ΔΗΣΑ» για συντομία.
2. Τα υπόλοιπα τρια ψηφία είναι ο αύξον αριθμός ταξινόμησης του κάθε σπηλαίου στον εν λόγω φάκελο του αντίστοιχου δήμου / κοινότητας. Θεωρητικά σε κάθε δήμο δίναται να καταγραφούν με αυτόν τον τρόπο μέχρι 999 σπήλαια. Σε περίπτωση που κάποιος δήμος ή κοινότητα ξεπερνά αυτόν τον αριθμό, τότε δύναται να προστεθεί και δεύτερη εγγραφή για τον δήμο/κοινότητα αυτόν στον πίνακα ΠΝ-ΔΗΣΑ και επανεκκίνηση της αρίθμησης εντός του φακέλου κοκ.
Στην τελευταία περίπτωση θα πρέπει να ληφθούν υπόψην η υπάρχουσα λογική δομή του πίνακα:
Α. Με κωδικό ΧΧ01 αρχίζει πάντα η πρωτεύουσα του κάθε νομού (νομός = ΧΧ).
Β. Με κωδικό ΧΧ61 αρχίζουν πάντα οι κοινότητες κάθε νομού (νομός = ΧΧ).
Γ. Η Αττική αρχίζει από Α (???)
Ο Πίνακας ΠΝ-ΔΗΣΑ τηρείται μαζί με το ιστορικό των αλλαγών του σε ξεχωριστό ντοσιέ. Οι αλλαγές καταγράφονται σε ειδική φόρμα και αμέσως εκδίδεται νέα έκδοση του πίνακα ΠΝ-ΔΗΣΑ (1η , 2η , 3η εκδοση κτλ). Σε ισχύ βρίσκετε πάντα μονάχα η τελευταία έκδοση του πίνακα αυτού.
Το «φυσικό» αρχείο
Φάκελοι σπηλαίων (υποφάκελοι):
Το αρχείο τηρείται σε ντοσιέ και μελλοντικά σε ηλεκτρονική μορφή. Τα ντοσιέ χρησιμοποιούνται για να αρχειοθετηθούν οι υποφάκελοι με τις πληροφορίες για τα σπήλαια. Κάθε υποφάκελος αποτελείται από ΤΟΥΛΑΧΙΣΤΟΝ την ελάχιστη πληροφορία η οποία καταγράφεται στην Φόρμα Καταγραφής Σπηλαίου. Οι υποφάκελοι δίναται να περιέχουν και περισσότερα στοιχεία για το σπήλαιο εαν είναι διαθέσιμα. Η φόρμα καταγραφής σπηλαίου περιγράφεται σε πιο κάτω ενότητα. Οι υποφάκελοι είναι ταξινομημένοι σε φθίνουσα σειρά μέσα στον φάκελο του νομού-δήμου-κοινότητας (δες πιο κάτω). Δηλ. Ο πιο πρόσφατος βρίσκετε πάντα πρώτος.
Φάκελοι Νομών – Δήμων/Κοινότητων:
Οι υποφάκελοι είναι ταξινομημένοι σε φθίνουσα σειρά μέσα στον φάκελο του νομού-δήμου-κοινότητας. Ο φάκελος αυτός μπορεί να ορίζεται με χωρίσματα εντός του ντοσιέ στο οποίο είναι τοποθετοιμένη οι φάκελοι των σπηλαίων. Ο τελευταίος είναι ταξινομημένος με βάση τον τετραψήφιο κωδικό του Νομού – Δήμου Κοινότητας ο οποίος προκύπτει από τον πίνακα ΠΝ-ΔΗΣΑ. Η ταξινόμηση των φακλελων αυτών είναι αύξουσα. Στην αρχή κάθε φακέλου νομού-δήμου-κοινότητας βρίσκετε καρτέλα στην οποία καταγράφονται τα περιεχόμενα του. Η καρτέλα αυτή ονομάζεται «Καρτέλα Δήμου / Κοινότητας» και η δομή της αναλύεται πιο κάτω.
Ντοσιέ Περιφερειών ή Νομών:
Οι πιο πάνω φάκελοι και οι υποφάκελοι αυτών τοποθετούνται εντός ντοσιέ τα οποία είναι ταξονομημένα ανά Περιφέρια (αρχικά) και αργότερα κθώς το αρχείο θα πληθαίνει ανά Νομό.
Η διαδικασία έκδοσης αριθμού ΑΜΣ και το Βιβλίο Μητρώου Σπηλαιολογικού Αρχείου.
Οι αριθμοί ΑΜΣ είναι σημαντικότατοι και για την αναφορά σε σπήλαια αλλά και για την ταξινόμηση και αναζήτηση στοιχείων στο Σπηλαιολογικό αρχείο του ΣΕΛΑΣ. Οι αριθμοί αυτοί καταγράφονται σε ειδικό βιβλίο (πρωτοκόλου) το οποίο ονομάζεται Βιβλίο Μητρώου Σπηλαιολογικού Αρχείου. Το βιβλίο φέρει γραμμογράφηση με τις εξής στήλες:
1. Α/Α Αύξων αριθμός
2. ΑΜΣ Αριθμός Μητρώου Σπηλαίου (ΑΜΣ)
3. Νομός ...
4. Δήμος ή Κοινότητα ...
5. Εξερεύνηση ΣΕΛΑΣ Ναι / Όχι
6. Όνομα σπηλαίου ...
7. Τοπωνύμιο ...
8. Περιοχή ...
9. Βουνό ...
10. Κορυφή ... (πλησιέστερη)
11. Υψόμετρο εισόδου ...
12. Κωδικός εισόδου Εαν υπάρχει μαρκάρισμα. Εαν είναι περισσότεροι από έναν τότε διαχωρίζονται με «/»
13. Μήκος ...
14. Βάθος ...
15. Χαρτογράφηση Ναι / Όχι (εντός του αρχείου)
16. Προοπτικές εξερεύνησης Καθόλου/Μικρές/Αρκετές/Πολύ μεγάλες
17. Στάδιο εξερεύνησης Εντοπισμός εισόδου/Συνεχίζει/...
18. Ημερομηνία καταχώρησης ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ π.χ. 14/03/2005
19. Τύπος καρστικού εγκοίλου Βάραθρο/Σπήλαιο/Καταβόθρα/...
20. Διαβαθμισμένο Ναι/Όχι
21. (Στήλη 21) (αναμονή)
22. (Στήλη 22) (αναμονή)
23. (Στήλη 23) (αναμονή)
Η διαδικασία εγγραφής γίνεται όπως περιγράφει το σχετικό διάγραμμα (Διαγρ.1)
nΚαρτέλα Δήμου / Κοινότητας
Η καρτέλα Δήμου / Κοινότητας Το βιβλίο φέρει γραμμογράφηση με τις εξής στήλες:
1. Α/Α Αύξων αριθμός. Είναι ο τριψήφιος αριθμός με τον οποίο τελείωνει ο επταψήφιος ΑΜΣ.
2. Στίγμα GPS MGRS φορμά και σύστημα συντεταγμένων European 1950 (UTM σύστημα)
3. Ακρίβεια GPS Από χάρτη/GPS/Gallileo
4. Όνομα σπηλαίου ...
5. Τύπος Σπηλαίου Βάραθρο/Σπήλαιο/Καταβόθρα/...
6. Διαβάθμιση ή όχι Ναι/Όχι
7. (Στήλη 7) (αναμονή)
8. (Στήλη
(αναμονή)9. (Στήλη 9) (αναμονή)
Φάκελος Διαβαθμισμένων σπηλαίων
Στο αρχείο σε ειδικό κλειδωμένο χώρο διατηρείται φάκελος στον οποίον φυλάσονται όλα τα διαβαθμισμένα σπήλαια. Ο φάκελος ονομάζεται «Διαβαθμισμένα Σπήλαια». Τα σπήλαια ταξινομούνται εντός του φακλελου κατά αύξουσα σειρά με βάση τον ΑΜΣ αριθμό τους. Οι ΑΜΣ αριθμοί των διαβαθμισμένων σπηλαίων δεν πρέπει να ανακοινώνονται. Διαβαθμισμένα πρέπει να χαρακτηρίζονται σπήλαια τα οποία είτε φέρουν αρχαιολογικά, παλαιοντολογικά ή άλλα ευρήματα, είναι ιδιαίτερα ευαίσθητα σαν οικοσυστήματα ή φέρουν ιδιαίτερα ευαίσθητο διάκοσμο ή βρίσκονται ακόμη σε διαδικασία εξερεύνησης από ομάδα μελών του συλλόγου. Όταν ένα σπήλαιο αποχαρακτηρίζεται από διαβαθμισμένο επιστρέφει στον κανονικό του φάκελο και είναι προσβάσιμο από όλους.
Στην αρχή του φακέλου πρέπει να τηρείται καρτέλα με τα εξής:
1. ΑΜΣ
2. Ημερομηνία χαρακτηρισμού ως «Διαβαθμισμένο»
3. Αιτιολογία
4. Ημερομηνία αποχαρακτηρισμού.
5. Όνομα αιτούμενου τον χαρακτηριμού ή αυτού που κατέθεσε τον φάκελο.
Πρόσβαση σε στοιχεία των διαβαθμισμένων σπηλάιων έχουν, ο υπεύθυνος του αρχείου, το προεδρείο του συλλόγου και ο/η αιτών/ούσα την διαβάθμιση αυτού. Για να αποχαρακτηρηστεί ο φάκελος θα πρέπει να παρθεί απόφαση από ...
Τα υλικά που χρειάζονται για την υλοποίηση του Σπηλαιολογικού
Αρχείου του ΣΕΛΑΣ είναι (αρχικά):
- Ένας (1) φοριαμός ή Ντουλάπα με ράφια και κλειδαριά.
- Μερικά ντοσιέ (κλασερ) 5 εως 10 αρχικά.
- Πλαστικές θήκες Α4 για την αρχειοθέτηση των υποφακέλων.
- Διαχωρηστικά (χωρίσματα) για την δημιουργέια των φακέλων «Νομών Δήμων/κοινοτήτων» εντός των ντοσιέ.
- Ένα βιβλίο για την καταγραφή των αριθμών ΑΜΣ (Μητρώο)
- Να εκτυπωθούν αρκετές φόρμες καταγραφής σπηλαίων και καρτέλες για φακέλους.
- Μια σφραγίδα που να γράφει με κόκκινα γράμματα «ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΟ» και μια άλλη που να γράφει:
------------------------------------------
- Αριθμός Μητρώου Σπηλ. -
------------------------------------------
- -
-______________ __/___/_____ -
- -
------------------------------------------
Με αυτήν θα σφραγίζονται όλα τα έγγραφα του αρχείου για να ξεχωρίσζουν από τα αντίγραφα.
Εξωτερική εικόνα στο αρχικό post: http://photos.selas.org/albums/userpics/10004/normal_arxeio.jpg
rnΔιάγραμμα 1.: Ενδεικτική διαδικασία καταγραφής σπηλάιου στο αρχείο.rn rnΗλεκτρονική αρχειοθέτηση. 
Ιδανικά και μελλοντικά το αρχείο θα πρέπει να βρίσκετε με την μορφή ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρησης εγγράφων (DMS) σε πλήρως ψηφιακή μορφή. Για την ώρα μονάχα οι βασικές πληροφορίες θα καταγράφονται άμεσα σε Η/Υ ώστε να διευκολύνεται η αναζήτηση σπηλαίων εντός του αρχείου. Για τον σκοπό αυτό ανά τακτά χρονικά (ανα μήνα) θα πρέπει να γίνεται αποδελτιοποίηση του βιβλίου μητρώου σε βάση μορφή Excel ή Accesss. Τα μη διαβαθμισμένα σπήλαια και κάποιες από τις πληροφορίες που σχετίζονται με αυτά θα μπορούν να μεταφέρονται στην ιστοσελίδα του συλλόγου ανα τακτά χρονικά διαστήματα επίσης.
rnΤΕΛΟΣ
rn-------------------------------