11 Jun 2004, 15:44 · Topic 62 · Post 99
Προτάσεις από την Έρη για το 14ο ΠΣΣ
Η Έρη έστειλε γραπτώς τις προτάσεις τις (οι οποίες είναι πολύ εύστοχες) για την καλυτερη διοργάνωση του 14ου Παγκοσμίου Συνέδριου Σπηλαιολογίας της UIS. Κάποια θέματα από αυτά έχουν ήδη διευθετηθεί διαφορετικά μετά την συνεδρίαση της Οργανωτικής Επιτροπής του συνεδρίου, δες το link: http://www.selas.org/phpBB2/viewtopic.php?t=60)
--------------------------------------------------------------------------
Kαλημέρα,
με αφορμή την συζήτηση του Διοικητικού της ΣΟΕ την οποία παρακολούθησα λίγες μέρες πριν, αναφορικά με το Παγκόσμιο Σπηλαιολογικό Συνέδριο (ΠΣΣ), θα ήθελα να σου παραθέσω ορισμένες ιδέες που έχω σχετικά με τον τρόπο υλοποίησής του, καθώς και ερωτήματα τα οποία θεωρώ ότι είναι καίρια και πρέπει να απαντηθούν πριν ένα τέτοιο έργο ξεκινήσει να παίρνει σιγά σιγά σάρκα και οστά.
Αναφορικά με τα έσοδα –τα οποία αποτελούν το μεγαλύτερο μέλημά όλων- πιστεύω ότι είναι απαραίτητο, πριν γίνει οτιδήποτε άλλο, να διοργανωθούν ορισμένες προ-συνεδριακές εκδηλώσεις για συγκέντρωση ενός αρχικού ποσού χρημάτων, το οποίο μπορεί να είναι αρκετά υψηλό ανάλογα με την επιτυχία που θα σημειώσουν οι εκδηλώσεις. Τα χρήματα αυτά θα μπορούσαν να διοχετευτούν ακόμα και σε άλλους σκοπούς στην ακραία περίπτωση της μη διενέργειας του ΠΣΣ. Αυτές οι προ-συνεδριακές εκδηλώσεις καλύτερα θα ήταν να είχαν χαρακτήρα ψυχαγωγικό ώστε να προσελκύσουν κόσμο και εκτός σπηλαιολογικών συλλόγων. Ορισμένα τέτοια παραδείγματα που θα μπορούσα να δώσω είναι η διεξαγωγή αγωνισμάτων στην εξοχή, η οργάνωση συναυλίας (ο Νώντας των φετινών σεμιναρίων γνωρίζω ότι είναι μέλος σε συγκρότημα και ίσως μπορέσει να βοηθήσει), parties και beach parties, Karaoke nights κτλ κτλ.
Ένα μεγάλο μέρος των απαραίτητων κονδυλίων θα προέλθει από τις συνδρομές των μελών που θα παρευρεθούν στο Συνέδριο. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να γίνει ένας αρκετά σοβαρός και όσο γίνεται ακριβέστερος προϋπολογισμός των χρημάτων που θα συλλέξουμε με τον τρόπο αυτό. Τα ερωτήματα που θα πρέπει να απαντηθούν είναι τα εξής:
Πόσοι εκτιμούμε ότι θα παρευρεθούν? Επικοινωνία με τους συλλόγους διαφόρων χωρών / Επικοινωνία με εγχώριους συλλόγους. Κάθε σύλλογος να στείλει μια εκτίμηση των ατόμων που θα λάβουν μέρος
Έχουμε ιστορικά στοιχεία? Αν ναι, πόσο ανταποκρίνονται στην Ελληνική πραγματικότητα και τι προσαρμογές θα χρειαστεί να γίνουν ώστε να είναι όσο πιο αντιπροσωπευτικά γίνεται?
Πως θα γίνει η είσπραξη ποσοτικά και χρονικά? Αυτό είναι πολύ σημαντικό γιατί αν όλα τα χρήματα μαζευτούν τους τελευταίους μήνες πριν την πραγματοποίηση του ΠΣΣ, τότε κατά πάσα πιθανότητα θα έχουμε σοβαρό πρόβλημα.
Προκαταβολή ποσών από εξωτερικό (ή αποστολή ολόκληρου ποσού), μηνιαίες δόσεις για κάτοικους Ελλάδας, έκπτωση/δώρα για προκαταβολική αποστολή συνολικού ποσού. Έκπτωση/δώρα για μαζική προκαταβολική αποστολή ποσών κτλ – για επίσπευση συγκέντρωσης των συνδρομών
Τρίτη, και αρκετά σημαντική, πηγή εσόδων θα αποτελέσουν οι διάφορες επιχειρήσεις που θα επιθυμούσαν να προβληθούν κατά τη διάρκεια του ΠΣΣ. Οι δωρεές σε αυτή την περίπτωση, δεν είναι απαραίτητο να είναι μόνο χρηματικές, αλλά κάθε εταιρία μπορεί να προσφέρει προϊόντα ή υπηρεσίες από αυτά που διαθέτει στο καταναλωτικό κοινό. Βέβαια, οι εταιρίες θα ζητήσουν έγκυρα στοιχεία για τον αριθμό των συμμετεχόντων του ΠΣΣ ώστε να αποφασίσουν αν τους συμφέρει να προβούν σε δωρεά / διαφήμιση / προβολή και στο μέγεθος αυτής. Ευνόητο είναι ότι όσο περισσότεροι οι συμμετέχοντες, τόσο πιθανότερο το ενδεχόμενο να συγκεντρώσουμε αξιόλογες δωρεές ή συμφωνίες διαφήμισης.
Επίσης θα μπορούσαν να υπάρξουν προσφορές με αντάλλαγμα ανεγέρσεις περιπτέρων και διαφημιστικών stands, πανό, διαφημιστικά spots πριν τις προβολές βίντεο / slides, κτλ. καθώς και διαθέσιμα σημεία λιανικών πωλήσεων προϊόντων των εταιριών (stands πωλήσεων).
Για την καλύτερη υλοποίηση των παραπάνω συνιστώ την σύσταση μιας διμελούς ή τριμελούς επιτροπής ατόμων με ικανότητα στον λόγο, ευχάριστη προσωπικότητα και πειθώ –ίσως με προϋπηρεσία στον τομέα των πωλήσεων/marketing- τα οποία να έρθουν σε επαφή με τις διάφορες εταιρίες (κατά προτίμηση πολυεθνικές). Ορισμένες από τις οποίες παραθέτω παρακάτω:
- ΤΝΤ (& παραχώρηση consignments για αποστολή διαφημιστικών ή άλλων εγγράφων) – Peter/Κώστας
- ΤΟΥΟΤΑ / ΕUROLEASE (& παραχώρηση μεταφορικών μέσων για κάποιο χρονικό διάστημα) – Έρη
- BUDGET Ή ΑΛΛΕΣ ΕΤΑΙΡΙΕΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΙΚΗΣ ΜΙΣΘΩΣΗΣ (& παραχώρηση μεταφορικών μέσων για κάποιο χρονικό διάστημα)
- ΤΙΜ (& παραχώρηση κινητών / καρτών κτλ για δωρεάν επικοινωνίες)
- KRAFT FOODS / NESTLE
- PETZL κ.α. (& παραχώρηση υλικών)
- Mc DONALTS / KFC / PIZZA HUT (& τροφοδοσία συνεδρίου)
- STAR / ANT1/ MEGA / ALTER (ενδιαφέρον για κάλυψη?) –ο Στέλιος και η Ορσαλία των φετινών σεμιναρίων εργάζονται στο STAR και SKY αντίστοιχα και ίσως μπορέσουν να βοηθήσουν
- ΝΑΖDA
- COCA-COLA / PEPSI / PERIER κτλ (& τροφοδοσία συνεδρίου)
- EUROBANK / HSBC / κα
- RED BULL / SHARK / κα
- NESCAFE
- NATIONAL GEOGRAPHIC
- MAD TV
- P & G / UNILEVER
- POLO
- ADIDAS / NIKE / REEBOK KTΛ
- Κτλ
Σχετικά με τα Διοικητικά του ΠΣΣ, πιστεύω ότι πρέπει να δημιουργηθεί μια οργανωτική δομή που να εξυπηρετεί και τα δύο συμμετέχοντα μέρη ( ΕΣΕ - ΣΟΕ ) αλλά ταυτόχρονα να αποτελεί ένα ευέλικτο σχήμα που να ευνοεί την γρήγορη λήψη αποφάσεων.
Εξίσου σημαντικό είναι το ποιος θα αναλάβει την ευθύνη των Οικονομικών. Ευνόητο είναι ότι πρέπει να είναι ένας άνθρωπος με επαρκείς γνώσεις πάνω στο αντικείμενο (δηλαδή δεν φτάνει μόνο να μπορεί να συμπληρώνει μόνος του τη φορολογική του δήλωση) αλλά ταυτόχρονα να τυχαίνει της αποδοχής και εμπιστοσύνης και των δύο μερών. Ίσως ακόμα να χρειαστεί να είναι κάποιος εκτός Σπηλαιολογικού κύκλου.
Ένα προτεινόμενο Οργανόγραμμα είναι το κάτωθι:
Κατόπιν
ψηφοφορίας όλων των μελών ΕΣΕ και ΣΟΕ
Για Κεντρική Επιτροπή προτείνεται μια ολιγομελής επιτροπή (όχι περισσότερα από 4-6 μέλη – 50% ΕΣΕ 50% ΣΟΕ – ίσως 5μελής εάν μπορέσουμε να καθορίσουμε και να συμφωνήσουμε σε ένα 5ο ουδέτερο μέλος αλλά ΠΟΙΟ? ) ως επικεφαλής και υπεύθυνη για την αποδοχή του προϋπολογισμού και την υπογραφή των αποφάσεων, η οποία θα διοικεί ομάδες εργασίας, οι οποίες θα αποτελούνται από άτομα (και των δύο μερών) που θα εκλεγούν για τις θέσεις ανάλογα με τις ικανότητες και τις δεξιότητές τους – και ΟΧΙ την εμπειρία τους ως σπηλαιολόγοι. Οι αναγκαίες θέσεις θα έχουν προσχεδιαστεί και προκηρυχθεί. Όχι περισσότερα άτομα από τα απαραίτητα στις ομάδες εργασίας.
Οι Ομάδες Εργασίας ή Υλοποίησης να είναι ανάμεικτες ομάδες ατόμων με έναν υπεύθυνο επικεφαλής. Κριτήρια Επιλογής μελών: Δεξιότητες / Γνώσεις / Εμπειρία. Επικεφαλής αναλαμβάνει το άτομο με την μεγαλύτερη εμπειρία στον τομέα που αναλαμβάνει και ΟΧΙ την εμπειρία του ως σπηλαιολόγος. Επιλογή από την Κεντρική Επιτροπή. Η υποβολή των διαφόρων προτάσεων από τις ομάδες υλοποίησης θα γίνεται μέσω ενός πλήρους φακέλου που θα υποβάλλεται στην Κεντρική Επιτροπή για έγκριση. Έγκριση με πλειοψηφία εντός μικρού χρονικού περιθωρίου (2-3 μέρες max)
Επιπλέον ερωτήματα και σκέψεις:
Ποιοι θα έχουν δικαιώματα υπογραφής για λήψη χρημάτων από τον τραπεζικό λογαριασμό?
Θα πρέπει να υπάρχει ξεκάθαρος και επαρκής σχεδιασμός αρμοδιοτήτων / υπευθυνοτήτων πριν την έναρξη των διαδικασιών.
Θα πρέπει να υπάρχει επίσης ξεκάθαρη δομή και καλή επικοινωνία αυτής σε όλους τους συμμετέχοντες. Η δομή πρέπει να είναι τέτοια ώστε να εξασφαλίζει αφενός τη δικαιοσύνη στη λήψη αποφάσεων και αφετέρου τη σταδιακή σύνδεση των μελών των δύο ομάδων (σε μια προσπάθεια εξάλειψης του ανταγωνιστικού πνεύματος μεταξύ ΕΣΕ και ΣΟΕ).
Ποιος θα αναλάβει τη νομική κάλυψη και την συμπλήρωση και υποβολή των απαραίτητων εγγράφων στα αρμόδια όργανα? – Ζαφείρα Σκανδάλη, καλή μου φίλη και δικηγόρος του νομικού τμήματος μεγάλης πολυεθνικής. Έχω ήδη έρθει σε επαφή μαζί της και δέχεται να μας παρέχει συμβουλές σε οτιδήποτε χρειαστούμε.
Τι είμαστε υποχρεωμένοι να προσφέρουμε στους συμμετέχοντες?
Εκδρομές – Πρακτορεία? Τι εκδρομές είναι αυτές? Θα έχουν επιπλέον κόστος και γιατί? Συμφέρει τους συμμετέχοντες αυτό, δεδομένου ότι το κόστος συμμετοχής είναι ήδη υψηλό?
Ιατροί – Πόσοι και ποιοι? Κώστας Ιατρού? Συνεννόηση με ΕΚΑΒ? Χρειάζεται να έχουμε διαθέσιμα ασθενοφόρα στο χώρο του συνεδρίου και κατά τη διάρκεια του και πόσα?
Αναφορικά με τα έξοδα, πιστεύω ότι ο προϋπολογισμός αυτών θα πρέπει να επιφορτίσει την κάθε ομάδα εργασίας για το κομμάτι που την αφορά, με γνώμονα το Budget των εσόδων και πάντα με τη βοήθεια της Ομάδας Εργασίας Οικονομικού. Ο προϋπολογισμός κατόπιν θα πρέπει να συμφωνηθεί από την Κεντρική Επιτροπή σε συνδυασμό με την Ομάδα Εργασίας Οικονομικών ώστε να εξασφαλιστεί δίκαιη (σύμφωνα με τις ανάγκες & το επιθυμητό αποτέλεσμα) κατανομή των διαθέσιμων ποσών.
Θεωρώ ότι τα κυριότερα προβλήματα που θα αντιμετωπίσετε, θα είναι αφενός η εξεύρεση της ιδανικής φόρμουλας επικοινωνίας και συνεργασίας της ΣΟΕ με την ΕΣΕ, ώστε να είναι πιο αποδοτική η «σύμπραξη» των δύο και αφετέρου η κατάργηση της υπάρχουσας «άτυπης» δομής που υπάρχει στους συλλόγους προκειμένου να εδραιωθεί η νέα δομή που είναι απαραίτητη για την επιτυχία του Συνεδρίου. Η νέα δομή, σε αντίθεση με την παλιά, δεν θα πρέπει να βασίζεται στην εμπειρία και δράση των ατόμων ως σπηλαιολόγοι αλλά στις ικανότητες που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση ενός επιτυχούς ΠΣΣ. Πιστεύω, δυστυχώς, ότι πολύτιμη βοήθεια θα χαθεί, από άτομα που δεν θα δεχτούν να συμμετάσχουν στις Ομάδες Εργασίας ως απλά μέλη, κάτω από την εποπτεία και διοίκηση ενός νεότερου σπηλαιολόγου.
Αυτές είναι οι αρχικές μου σκέψεις επί του θέματος και θα είμαι στη διάθεσή σου για οποιαδήποτε βοήθεια χρειαστείτε στο δύσκολο έργο που έχετε μπροστά σας...
Καλή επιτυχία
Έρη
Η Έρη έστειλε γραπτώς τις προτάσεις τις (οι οποίες είναι πολύ εύστοχες) για την καλυτερη διοργάνωση του 14ου Παγκοσμίου Συνέδριου Σπηλαιολογίας της UIS. Κάποια θέματα από αυτά έχουν ήδη διευθετηθεί διαφορετικά μετά την συνεδρίαση της Οργανωτικής Επιτροπής του συνεδρίου, δες το link: http://www.selas.org/phpBB2/viewtopic.php?t=60)
--------------------------------------------------------------------------
Kαλημέρα,
με αφορμή την συζήτηση του Διοικητικού της ΣΟΕ την οποία παρακολούθησα λίγες μέρες πριν, αναφορικά με το Παγκόσμιο Σπηλαιολογικό Συνέδριο (ΠΣΣ), θα ήθελα να σου παραθέσω ορισμένες ιδέες που έχω σχετικά με τον τρόπο υλοποίησής του, καθώς και ερωτήματα τα οποία θεωρώ ότι είναι καίρια και πρέπει να απαντηθούν πριν ένα τέτοιο έργο ξεκινήσει να παίρνει σιγά σιγά σάρκα και οστά.
Αναφορικά με τα έσοδα –τα οποία αποτελούν το μεγαλύτερο μέλημά όλων- πιστεύω ότι είναι απαραίτητο, πριν γίνει οτιδήποτε άλλο, να διοργανωθούν ορισμένες προ-συνεδριακές εκδηλώσεις για συγκέντρωση ενός αρχικού ποσού χρημάτων, το οποίο μπορεί να είναι αρκετά υψηλό ανάλογα με την επιτυχία που θα σημειώσουν οι εκδηλώσεις. Τα χρήματα αυτά θα μπορούσαν να διοχετευτούν ακόμα και σε άλλους σκοπούς στην ακραία περίπτωση της μη διενέργειας του ΠΣΣ. Αυτές οι προ-συνεδριακές εκδηλώσεις καλύτερα θα ήταν να είχαν χαρακτήρα ψυχαγωγικό ώστε να προσελκύσουν κόσμο και εκτός σπηλαιολογικών συλλόγων. Ορισμένα τέτοια παραδείγματα που θα μπορούσα να δώσω είναι η διεξαγωγή αγωνισμάτων στην εξοχή, η οργάνωση συναυλίας (ο Νώντας των φετινών σεμιναρίων γνωρίζω ότι είναι μέλος σε συγκρότημα και ίσως μπορέσει να βοηθήσει), parties και beach parties, Karaoke nights κτλ κτλ.
Ένα μεγάλο μέρος των απαραίτητων κονδυλίων θα προέλθει από τις συνδρομές των μελών που θα παρευρεθούν στο Συνέδριο. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να γίνει ένας αρκετά σοβαρός και όσο γίνεται ακριβέστερος προϋπολογισμός των χρημάτων που θα συλλέξουμε με τον τρόπο αυτό. Τα ερωτήματα που θα πρέπει να απαντηθούν είναι τα εξής:
Πόσοι εκτιμούμε ότι θα παρευρεθούν? Επικοινωνία με τους συλλόγους διαφόρων χωρών / Επικοινωνία με εγχώριους συλλόγους. Κάθε σύλλογος να στείλει μια εκτίμηση των ατόμων που θα λάβουν μέρος
Έχουμε ιστορικά στοιχεία? Αν ναι, πόσο ανταποκρίνονται στην Ελληνική πραγματικότητα και τι προσαρμογές θα χρειαστεί να γίνουν ώστε να είναι όσο πιο αντιπροσωπευτικά γίνεται?
Πως θα γίνει η είσπραξη ποσοτικά και χρονικά? Αυτό είναι πολύ σημαντικό γιατί αν όλα τα χρήματα μαζευτούν τους τελευταίους μήνες πριν την πραγματοποίηση του ΠΣΣ, τότε κατά πάσα πιθανότητα θα έχουμε σοβαρό πρόβλημα.
Προκαταβολή ποσών από εξωτερικό (ή αποστολή ολόκληρου ποσού), μηνιαίες δόσεις για κάτοικους Ελλάδας, έκπτωση/δώρα για προκαταβολική αποστολή συνολικού ποσού. Έκπτωση/δώρα για μαζική προκαταβολική αποστολή ποσών κτλ – για επίσπευση συγκέντρωσης των συνδρομών
Τρίτη, και αρκετά σημαντική, πηγή εσόδων θα αποτελέσουν οι διάφορες επιχειρήσεις που θα επιθυμούσαν να προβληθούν κατά τη διάρκεια του ΠΣΣ. Οι δωρεές σε αυτή την περίπτωση, δεν είναι απαραίτητο να είναι μόνο χρηματικές, αλλά κάθε εταιρία μπορεί να προσφέρει προϊόντα ή υπηρεσίες από αυτά που διαθέτει στο καταναλωτικό κοινό. Βέβαια, οι εταιρίες θα ζητήσουν έγκυρα στοιχεία για τον αριθμό των συμμετεχόντων του ΠΣΣ ώστε να αποφασίσουν αν τους συμφέρει να προβούν σε δωρεά / διαφήμιση / προβολή και στο μέγεθος αυτής. Ευνόητο είναι ότι όσο περισσότεροι οι συμμετέχοντες, τόσο πιθανότερο το ενδεχόμενο να συγκεντρώσουμε αξιόλογες δωρεές ή συμφωνίες διαφήμισης.
Επίσης θα μπορούσαν να υπάρξουν προσφορές με αντάλλαγμα ανεγέρσεις περιπτέρων και διαφημιστικών stands, πανό, διαφημιστικά spots πριν τις προβολές βίντεο / slides, κτλ. καθώς και διαθέσιμα σημεία λιανικών πωλήσεων προϊόντων των εταιριών (stands πωλήσεων).
Για την καλύτερη υλοποίηση των παραπάνω συνιστώ την σύσταση μιας διμελούς ή τριμελούς επιτροπής ατόμων με ικανότητα στον λόγο, ευχάριστη προσωπικότητα και πειθώ –ίσως με προϋπηρεσία στον τομέα των πωλήσεων/marketing- τα οποία να έρθουν σε επαφή με τις διάφορες εταιρίες (κατά προτίμηση πολυεθνικές). Ορισμένες από τις οποίες παραθέτω παρακάτω:
- ΤΝΤ (& παραχώρηση consignments για αποστολή διαφημιστικών ή άλλων εγγράφων) – Peter/Κώστας
- ΤΟΥΟΤΑ / ΕUROLEASE (& παραχώρηση μεταφορικών μέσων για κάποιο χρονικό διάστημα) – Έρη
- BUDGET Ή ΑΛΛΕΣ ΕΤΑΙΡΙΕΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΙΚΗΣ ΜΙΣΘΩΣΗΣ (& παραχώρηση μεταφορικών μέσων για κάποιο χρονικό διάστημα)
- ΤΙΜ (& παραχώρηση κινητών / καρτών κτλ για δωρεάν επικοινωνίες)
- KRAFT FOODS / NESTLE
- PETZL κ.α. (& παραχώρηση υλικών)
- Mc DONALTS / KFC / PIZZA HUT (& τροφοδοσία συνεδρίου)
- STAR / ANT1/ MEGA / ALTER (ενδιαφέρον για κάλυψη?) –ο Στέλιος και η Ορσαλία των φετινών σεμιναρίων εργάζονται στο STAR και SKY αντίστοιχα και ίσως μπορέσουν να βοηθήσουν
- ΝΑΖDA
- COCA-COLA / PEPSI / PERIER κτλ (& τροφοδοσία συνεδρίου)
- EUROBANK / HSBC / κα
- RED BULL / SHARK / κα
- NESCAFE
- NATIONAL GEOGRAPHIC
- MAD TV
- P & G / UNILEVER
- POLO
- ADIDAS / NIKE / REEBOK KTΛ
- Κτλ
Σχετικά με τα Διοικητικά του ΠΣΣ, πιστεύω ότι πρέπει να δημιουργηθεί μια οργανωτική δομή που να εξυπηρετεί και τα δύο συμμετέχοντα μέρη ( ΕΣΕ - ΣΟΕ ) αλλά ταυτόχρονα να αποτελεί ένα ευέλικτο σχήμα που να ευνοεί την γρήγορη λήψη αποφάσεων.
Εξίσου σημαντικό είναι το ποιος θα αναλάβει την ευθύνη των Οικονομικών. Ευνόητο είναι ότι πρέπει να είναι ένας άνθρωπος με επαρκείς γνώσεις πάνω στο αντικείμενο (δηλαδή δεν φτάνει μόνο να μπορεί να συμπληρώνει μόνος του τη φορολογική του δήλωση) αλλά ταυτόχρονα να τυχαίνει της αποδοχής και εμπιστοσύνης και των δύο μερών. Ίσως ακόμα να χρειαστεί να είναι κάποιος εκτός Σπηλαιολογικού κύκλου.
Ένα προτεινόμενο Οργανόγραμμα είναι το κάτωθι:
Κατόπιν
ψηφοφορίας όλων των μελών ΕΣΕ και ΣΟΕ
Για Κεντρική Επιτροπή προτείνεται μια ολιγομελής επιτροπή (όχι περισσότερα από 4-6 μέλη – 50% ΕΣΕ 50% ΣΟΕ – ίσως 5μελής εάν μπορέσουμε να καθορίσουμε και να συμφωνήσουμε σε ένα 5ο ουδέτερο μέλος αλλά ΠΟΙΟ? ) ως επικεφαλής και υπεύθυνη για την αποδοχή του προϋπολογισμού και την υπογραφή των αποφάσεων, η οποία θα διοικεί ομάδες εργασίας, οι οποίες θα αποτελούνται από άτομα (και των δύο μερών) που θα εκλεγούν για τις θέσεις ανάλογα με τις ικανότητες και τις δεξιότητές τους – και ΟΧΙ την εμπειρία τους ως σπηλαιολόγοι. Οι αναγκαίες θέσεις θα έχουν προσχεδιαστεί και προκηρυχθεί. Όχι περισσότερα άτομα από τα απαραίτητα στις ομάδες εργασίας.
Οι Ομάδες Εργασίας ή Υλοποίησης να είναι ανάμεικτες ομάδες ατόμων με έναν υπεύθυνο επικεφαλής. Κριτήρια Επιλογής μελών: Δεξιότητες / Γνώσεις / Εμπειρία. Επικεφαλής αναλαμβάνει το άτομο με την μεγαλύτερη εμπειρία στον τομέα που αναλαμβάνει και ΟΧΙ την εμπειρία του ως σπηλαιολόγος. Επιλογή από την Κεντρική Επιτροπή. Η υποβολή των διαφόρων προτάσεων από τις ομάδες υλοποίησης θα γίνεται μέσω ενός πλήρους φακέλου που θα υποβάλλεται στην Κεντρική Επιτροπή για έγκριση. Έγκριση με πλειοψηφία εντός μικρού χρονικού περιθωρίου (2-3 μέρες max)
Επιπλέον ερωτήματα και σκέψεις:
Ποιοι θα έχουν δικαιώματα υπογραφής για λήψη χρημάτων από τον τραπεζικό λογαριασμό?
Θα πρέπει να υπάρχει ξεκάθαρος και επαρκής σχεδιασμός αρμοδιοτήτων / υπευθυνοτήτων πριν την έναρξη των διαδικασιών.
Θα πρέπει να υπάρχει επίσης ξεκάθαρη δομή και καλή επικοινωνία αυτής σε όλους τους συμμετέχοντες. Η δομή πρέπει να είναι τέτοια ώστε να εξασφαλίζει αφενός τη δικαιοσύνη στη λήψη αποφάσεων και αφετέρου τη σταδιακή σύνδεση των μελών των δύο ομάδων (σε μια προσπάθεια εξάλειψης του ανταγωνιστικού πνεύματος μεταξύ ΕΣΕ και ΣΟΕ).
Ποιος θα αναλάβει τη νομική κάλυψη και την συμπλήρωση και υποβολή των απαραίτητων εγγράφων στα αρμόδια όργανα? – Ζαφείρα Σκανδάλη, καλή μου φίλη και δικηγόρος του νομικού τμήματος μεγάλης πολυεθνικής. Έχω ήδη έρθει σε επαφή μαζί της και δέχεται να μας παρέχει συμβουλές σε οτιδήποτε χρειαστούμε.
Τι είμαστε υποχρεωμένοι να προσφέρουμε στους συμμετέχοντες?
Εκδρομές – Πρακτορεία? Τι εκδρομές είναι αυτές? Θα έχουν επιπλέον κόστος και γιατί? Συμφέρει τους συμμετέχοντες αυτό, δεδομένου ότι το κόστος συμμετοχής είναι ήδη υψηλό?
Ιατροί – Πόσοι και ποιοι? Κώστας Ιατρού? Συνεννόηση με ΕΚΑΒ? Χρειάζεται να έχουμε διαθέσιμα ασθενοφόρα στο χώρο του συνεδρίου και κατά τη διάρκεια του και πόσα?
Αναφορικά με τα έξοδα, πιστεύω ότι ο προϋπολογισμός αυτών θα πρέπει να επιφορτίσει την κάθε ομάδα εργασίας για το κομμάτι που την αφορά, με γνώμονα το Budget των εσόδων και πάντα με τη βοήθεια της Ομάδας Εργασίας Οικονομικού. Ο προϋπολογισμός κατόπιν θα πρέπει να συμφωνηθεί από την Κεντρική Επιτροπή σε συνδυασμό με την Ομάδα Εργασίας Οικονομικών ώστε να εξασφαλιστεί δίκαιη (σύμφωνα με τις ανάγκες & το επιθυμητό αποτέλεσμα) κατανομή των διαθέσιμων ποσών.
Θεωρώ ότι τα κυριότερα προβλήματα που θα αντιμετωπίσετε, θα είναι αφενός η εξεύρεση της ιδανικής φόρμουλας επικοινωνίας και συνεργασίας της ΣΟΕ με την ΕΣΕ, ώστε να είναι πιο αποδοτική η «σύμπραξη» των δύο και αφετέρου η κατάργηση της υπάρχουσας «άτυπης» δομής που υπάρχει στους συλλόγους προκειμένου να εδραιωθεί η νέα δομή που είναι απαραίτητη για την επιτυχία του Συνεδρίου. Η νέα δομή, σε αντίθεση με την παλιά, δεν θα πρέπει να βασίζεται στην εμπειρία και δράση των ατόμων ως σπηλαιολόγοι αλλά στις ικανότητες που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση ενός επιτυχούς ΠΣΣ. Πιστεύω, δυστυχώς, ότι πολύτιμη βοήθεια θα χαθεί, από άτομα που δεν θα δεχτούν να συμμετάσχουν στις Ομάδες Εργασίας ως απλά μέλη, κάτω από την εποπτεία και διοίκηση ενός νεότερου σπηλαιολόγου.
Αυτές είναι οι αρχικές μου σκέψεις επί του θέματος και θα είμαι στη διάθεσή σου για οποιαδήποτε βοήθεια χρειαστείτε στο δύσκολο έργο που έχετε μπροστά σας...
Καλή επιτυχία
Έρη